Hoe wij omgaan met
jouw privacy.

Je privacy is onze hoogste prioriteit. Bij Voicelabs zetten we ons in voor de hoogste standaarden van privacy en gegevensbescherming. Deze verklaring helpt je te begrijpen:

• Onze rol en functies bij Voicelabs
• Welke soorten informatie we over je verzamelen
• Hoe we de verzamelde informatie gebruiken
• Hoe we de verzamelde informatie delen
• Hoe we je persoonlijke informatie opslaan en beveiligen
• De wettelijke kaders voor gegevensverwerking (specifiek voor EER-gebruikers)
• De protocollen voor internationale gegevensoverdracht
• Je rechten met betrekking tot gegevensbescherming

Dit Privacybeleid beschrijft onze procedures voor het verzamelen van persoonlijke informatie via onze website op voicelabs.nl, inclusief de subdomeinen ("Website"), en via ons conversationele AI-platform en bijbehorende diensten ("Diensten").

Daarnaast biedt deze verklaring duidelijkheid over je opties met betrekking tot het gebruik van je informatie. Dit omvat je rechten om bepaald gebruik van je informatie aan te vechten en hoe je je persoonlijke gegevens kunt inzien en wijzigen. Onze Website en Diensten zijn ontworpen voor gebruik door bedrijven en hun vertegenwoordigers, en voor het verwerken van informatie van individuen namens onze klanten. Ze zijn niet bedoeld voor persoonlijke, familiale of huishoudelijke doeleinden. Als je het niet eens bent met deze verklaring, verzoeken we je om af te zien van het gebruik van onze Diensten of interactie met andere aspecten van ons bedrijf.

Voor vragen of zorgen over hoe we met je persoonlijke informatie omgaan, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens aan het einde van dit Privacybeleid.

Onze rol en functies bij Voicelabs

Voicelabs ondersteunt lokale bedrijven (MKB) wereldwijd bij het adopteren van geavanceerde spraak-AI-diensten via ons cloud-gebaseerde conversationele AI-platform. Onze klanten gebruiken dit platform om telefonische interacties, zoals servicegesprekken, boekingen/afspraken en enquêtes, met hun doelgroepen te organiseren, plannen en uitvoeren. Deze interacties maken gebruik van kunstmatige intelligentie om de menselijke besluitvorming van de klant te versterken en hun operationele mogelijkheden uit te breiden.

Bij Voicelabs zijn we toegewijd aan het ontwikkelen van onze AI-technologieën op een ethische en transparante manier.

Voicelabs is gevestigd in Den Haag, Nederland, en werkt samen met partners, aangesloten bedrijven, dienstverleners en klanten wereldwijd.

De soorten informatie die we over je verzamelen

Als je Voicelabs' Diensten gebruikt als individu namens een bedrijfsorganisatie die ons heeft ingeschakeld, houd er dan rekening mee dat we je persoonlijke informatie verzamelen en verwerken volgens hun instructies. In deze scenario's treden we op als verwerker van je persoonlijke informatie, waarbij we ons strikt houden aan de instructies van de betrokken organisatie. Als je vragen of zorgen hebt over de verzameling en het beheer van je persoonlijke gegevens, raden we je aan om direct contact op te nemen met de betreffende bedrijfsorganisatie en hun privacybeleid te raadplegen voor meer gedetailleerde informatie.

De informatie die je aan ons verstrekt

Bij het gebruik van Voicelabs' Diensten kun je worden gevraagd om informatie te delen namens onze klanten. Dit kan details omvatten zoals je naam, contactgegevens en aspecten van je relatie met onze klant. Daarnaast kun je reageren op verschillende vragen of inzendingen doen in verschillende formaten, waaronder audio-opnames. Deze verzameling van informatie is essentieel voor ons om onze diensten effectief te leveren en wordt met de grootste zorg en vertrouwelijkheid beheerd.

Informatie die we automatisch verzamelen

Bij Voicelabs treden we ook op als verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonlijke gegevens wanneer je onze website, voicelabs.nl, bezoekt. Tijdens je interactie met onze diensten kunnen we verschillende soorten informatie verzamelen, waaronder:

Automatische informatieverzameling:

• Wanneer je onze diensten bezoekt of ermee interacteert, content downloadt, of met ons communiceert (zoals het bijwonen van een Voicelabs-evenement of het aanvragen van klantenondersteuning), verzamelen we automatisch bepaalde informatie.
• Apparaat- en computerinformatie: Dit omvat details over je apparaat, applicatie, of browser type en versie, besturingssysteem, of tijdzone-instelling.
• Content-interactiegegevens: We volgen content-downloads en afspeelspecificaties.
• Servicegebruiksmetrieken: Dit omvat gebruiksstatistieken van onze diensten, het voorkomen van technische problemen, diagnostische rapporten, je voorkeursinstellingen, back-upgegevens, API-aanroepen en andere relevante logs.
• Online navigatiedetails: We verzamelen gegevens over je online reis door onze website.
• Contactinformatie: We registreren e-mailadressen en telefoonnummers die worden gebruikt om contact met ons op te nemen.
• Cookies en identificatoren: We verzamelen identificatoren en informatie in cookies om de gebruikerservaring en servicekwaliteit te verbeteren.

Gebruik van verzamelde informatie

Communicatie gerelateerd aan Diensten: We gebruiken je contactgegevens om e-mails te versturen over onze Diensten. Dit omvat het plannen van interviews, het beantwoorden van je vragen en ondersteuningsverzoeken, en het versturen van belangrijke updates, beveiligingswaarschuwingen en administratieve berichten.

Onderzoek en Ontwikkeling: Ons doel is om onze Diensten continu te verbeteren. We analyseren gebruikspatronen, feedback en trends om onze Diensten efficiënter, veiliger en gebruiksvriendelijker te maken.

Voicelabs' Communicatietools: Onze klanten kunnen het Voicelabs-platform gebruiken voor gesprekken met hun klanten. De frequentie van deze berichten varieert, en standaard bericht- en datatarieven kunnen van toepassing zijn.

Juridische en Zakelijke Belangen: We kunnen je informatie gebruiken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, onze juridische rechten te beschermen, en in situaties met audits, regelgevende functies en zakelijke transacties zoals fusies of overnames.

Veiligheid en Beveiliging: Je informatie is essentieel voor ons om ons te beschermen tegen beveiligingsdreigingen en potentiële of daadwerkelijke illegale activiteiten, en om naleving van ons Dienstenbeleid te waarborgen.

Manieren waarop we verzamelde gegevens delen

Met wie we delen:

• We delen je persoonlijke informatie met bedrijven die ons hebben ingeschakeld voor onze Diensten (onze klanten).
• Onze groepsmaatschappijen, partners en dienstverleners die betrokken zijn bij hosting, onderhoud, back-up, opslag, infrastructuur, betalingsverwerking, analyse en andere diensten kunnen toegang hebben tot je informatie. Hun toegang is strikt voor dienstverlening namens ons en wordt beheerst door strenge beveiligings- en vertrouwelijkheidsmaatregelen.

Uitzonderlijke omstandigheden voor delen:

In zeldzame gevallen kunnen we je informatie delen met derden als dit noodzakelijk is om:

• Te voldoen aan wetten, regelgeving, juridische processen of overheidsverzoeken, inclusief nationale veiligheidseisen.
• Onze overeenkomsten, beleid en servicevoorwaarden te handhaven.
• De integriteit van onze producten en diensten te beschermen.
• Voicelabs, onze klanten of het publiek te beschermen tegen schade of illegale activiteiten.
• Noodsituaties aan te pakken waarbij openbaarmaking noodzakelijk wordt geacht om ernstige fysieke schade te voorkomen of in situaties waarin je toestemming hebt gegeven voor dergelijke openbaarmaking.

Uitsluitingen:

• We delen geen mobiele informatie met derden of partners voor marketing- of promotiedoeleinden.
• Informatie over opt-in-gegevens van berichtafzenders en toestemming wordt niet gedeeld met derden.

Gegevensopslag en beveiliging

Bewaren van Informatie: We bewaren je persoonlijke informatie zolang er een geldige reden voor is. Zodra het doel is vervuld, verwijderen of anonimiseren we je gegevens. Als verwijdering niet onmiddellijk mogelijk is (bijvoorbeeld in gevallen waarin gegevens zijn opgeslagen in back-uparchieven), zorgen we ervoor dat je informatie veilig wordt opgeslagen en gescheiden blijft van verdere verwerking tot verwijdering mogelijk is.

Omgang met Klantgegevens: Wanneer we persoonlijke informatie verwerken als gegevensverwerker voor onze klanten, houden we ons strikt aan hun richtlijnen zoals beschreven in onze serviceovereenkomsten met hen met betrekking tot gegevensbewaring.

Beveiligingsmaatregelen: Bij Voicelabs gebruiken we toonaangevende technologische en organisatorische maatregelen om je persoonlijke informatie te beschermen. Onze beveiligingspraktijken zijn ontworpen om robuuste bescherming te bieden, in lijn met het risiconiveau dat gepaard gaat met het verwerken van persoonlijke gegevens. We werken deze maatregelen continu bij en versterken ze om het hoogste niveau van gegevensbescherming te waarborgen.

Wettelijke basis voor gegevensverwerking in de EER

Voor personen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) zorgt Voicelabs ervoor dat de verzameling en verwerking van je informatie is gebaseerd op wettelijke grondslagen volgens EU-wetgeving. De aard van deze wettelijke grondslagen varieert afhankelijk van je gebruik van onze Diensten:

• Noodzaak voor Dienstverlening: We verwerken je gegevens om de Diensten te leveren waar je gebruik van maakt. Dit omvat operationele behoeften, klantenondersteuning, personalisatie van functies en het waarborgen van de veiligheid en beveiliging van de Diensten.
• Legitieme Belangen: We kunnen je informatie gebruiken voor doeleinden die in lijn zijn met onze legitieme belangen, zoals onderzoek en ontwikkeling, marketing en het beschermen van onze juridische rechten. Deze belangen worden zorgvuldig afgewogen tegen je gegevensbeschermingsrechten.
• Toestemming: Wanneer je expliciete toestemming geeft voor een specifiek gebruik van je gegevens, verwerken we je informatie voor dat doel.
• Wettelijke Naleving: We kunnen je gegevens verwerken zoals vereist om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Je hebt het recht om toestemming op elk moment in te trekken, hoewel dit geen invloed heeft op de verwerking die al heeft plaatsgevonden. Bovendien heb je, waar we je gegevens gebruiken op basis van legitieme belangen, het recht om bezwaar te maken. Dit kan echter van invloed zijn op je mogelijkheid om bepaalde Diensten te gebruiken.

Internationale gegevensoverdracht

Wereldwijde Verzameling en Verwerking: Voicelabs verzamelt informatie op wereldwijde schaal. We kunnen je gegevens overdragen, verwerken en opslaan buiten je land van verblijf naar locaties waar wij of onze externe dienstverleners actief zijn, met als doel je onze Diensten te leveren. Dit is onderworpen aan specifieke overeenkomsten met klanten die gegevenssouvereiniteitsvereisten hebben. We nemen robuuste maatregelen om de bescherming van je gegevens tijdens deze overdrachten te waarborgen.

Overdrachten Binnen Voicelabs Entiteiten: Om onze internationale activiteiten te ondersteunen, kunnen we gegevens wereldwijd overdragen en toegang krijgen tot gegevens, inclusief in landen waar onze Voicelabs-partners actief zijn. Dit is in lijn met de doeleinden die in dit privacybeleid zijn beschreven, behalve waar specifieke overeenkomsten bestaan met betrekking tot gegevenssouvereiniteit met klanten. De betrokken landen hebben mogelijk geen privacy- en gegevensbeschermingswetten die vergelijkbaar zijn met die in jouw land. Bij het overdragen van gegevens binnen Voicelabs' bedrijfspartners gebruiken we standaardcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie om gegevensbescherming te waarborgen.

Overdrachten aan Derden: Sommige derden waarmee we samenwerken, zoals beschreven in ons privacybeleid, bevinden zich in landen met andere privacy- en gegevensbeschermingswetten dan die van jou. Voor betrokkenen in de Europese Economische Ruimte beveiligen we deze overdrachten met mechanismen zoals standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie, bindende bedrijfsvoorschriften voor gegevensverwerkers, of andere passende juridische kaders.

Je gegevensbeschermingsrechten

Voor Personen die Bedrijfsorganisaties Vertegenwoordigen: Als je Voicelabs' Diensten gebruikt namens een bedrijfsorganisatie die onze diensten heeft ingeschakeld, en je je gegevensbeschermingsrechten wilt uitoefenen met betrekking tot je persoonlijke informatie, neem dan direct contact op met de betreffende bedrijfsorganisatie. Bij Voicelabs zetten we ons in om zowel jou als de organisatie te ondersteunen bij het beantwoorden van je verzoek, in lijn met hun instructies, onze serviceovereenkomsten en geldende gegevensbeschermingswetten.

Algemene Rechten Onder Onze Diensten en Website: Bij het gebruik van onze Diensten en Website heb je recht op verschillende zaken. Deze omvatten:

• Het aanvragen van een kopie van je persoonlijke informatie.
• Bezwaar maken tegen ons gebruik van je informatie, inclusief voor marketingdoeleinden.
• Het verzoeken om verwijdering of beperking van je informatie.
• Het opvragen van je gegevens in een gestructureerd, digitaal formaat.

Reageren op Verzoeken: We reageren zorgvuldig op alle verzoeken van personen wiens informatie we hebben verzameld via onze Website en Diensten, waarbij we ons strikt houden aan de relevante gegevensbeschermingsvoorschriften. Om je privacy en veiligheid te waarborgen, neemt Voicelabs de nodige stappen om je identiteit te verifiëren voordat we toegang verlenen tot of wijzigingen aanbrengen in je informatie.

Cookiegebruik op onze site

Bij Voicelabs gebruiken we cookies en vergelijkbare technologieën om je ervaring te verbeteren en je te onderscheiden van andere gebruikers op onze site. Dit zorgt niet alleen voor een soepelere browse-ervaring maar helpt ons ook bij het verbeteren van onze website. Door onze site te blijven gebruiken, stem je in met ons gebruik van cookies.

Wat Zijn Cookies?

• Een cookie is een klein tekstbestand bestaande uit letters en cijfers, opgeslagen op je browser of de harde schijf van je computer.
• We slaan alleen niet-essentiële cookies op met je expliciete toestemming.

Cookies van Derden:

• Houd er rekening mee dat derden, zoals advertentienetwerken en externe dienstverleners (bijvoorbeeld webverkeeranalyse-diensten), ook cookies kunnen gebruiken waarover wij geen controle hebben. Deze cookies zijn doorgaans voor analytics, prestatiebeoordeling of targeting doeleinden.

Cookies Beheren:

• Je hebt de mogelijkheid om cookies te blokkeren via je browserinstellingen, waarmee je alle of sommige cookies kunt weigeren.
• Het blokkeren van alle cookies, inclusief essentiële, kan echter je toegang tot bepaalde delen of functionaliteiten van onze site beperken.

Cookie Vervaldatum:

• Met uitzondering van essentiële cookies vervallen alle cookies op onze site na 2 jaar.

Updates van ons privacybeleid

Bij Voicelabs werken we ons privacybeleid periodiek bij om veranderingen in onze praktijken of om andere operationele, juridische of regelgevende redenen weer te geven. Zo gaan we om met deze updates:

• Kennisgeving van Wijzigingen: Alle wijzigingen in ons privacybeleid worden op deze pagina geplaatst. Voor belangrijke wijzigingen zorgen we voor meer opvallende kennisgevingen, zoals via mededelingen op onze Service-homepages, inlogschermen, of door je e-mailmeldingen te sturen.
• Beleidsarchief: Voor je referentie worden eerdere versies van ons Privacybeleid gearchiveerd en beschikbaar gesteld voor inzage.
• Review Aangemoedigd: We raden aan om ons privacybeleid regelmatig te bekijken bij het gebruik van onze Diensten. Dit helpt je op de hoogte te blijven van onze informatiepraktijken en hoe je je privacy kunt beschermen.
• Je Keuzes: Als je het niet eens bent met eventuele wijzigingen in ons privacybeleid, zal het nodig zijn om te stoppen met het gebruik van onze Diensten en eventuele account(s) die je hebt te deactiveren, zoals eerder beschreven.

Contact Voicelabs

Als je vragen of zorgen hebt over het gebruik van je persoonlijke informatie, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via de volgende contactgegevens:

Voicelabs
Den Haag, Nederland

E-mail: contact@voicelabs.nl

Laatste update: 12 december 2024